Vegfinans’ personvernerklæring

Oppdatert 21. mars 2023

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Vegfinans-konsernet samler inn og bruker personopplysninger.

Vegfinans, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

Hvorfor behandler Vegfinans personopplysninger?

Vegfinans behandler personopplysninger for å kunne kreve inn bompenger for passeringer med kjøretøy gjennom våre bomstasjoner. Retten til å kreve inn bompenger er hjemlet i vegloven § 27. Vegfinans gjør innkrevingen på vegne av Statens vegvesen som har oppdraget fra Samferdselsdepartementet.

Behandlingsgrunnlaget for registrering av passeringsinformasjonen er inngåtte bompenge- og prosjektavtaler som gir Vegfinans rett til å kreve inn bompenger, jf. personvernforordningens art 6, 1 c) og veglovens § 27, femte ledd, jf. personvernforordningens art 6, 1 e).

Hvilken informasjon registreres?

Følgende kategorier av personopplysninger behandles av Vegfinans. For den enkelte person behandles kun de kategoriene vi har opplysninger om og som det er behov for.

Navn (fornavn, mellomnavn, etternavn)
Adresseopplysninger (gateadresse/postboks, postnummer, poststed)
Kontaktinformasjon (telefon, e-post adresse)
ID-nummer (fødselsdato)
Kundenummer/avtalenummer
For bedriftskunder: kontaktpersoners rolle (i organisasjonen)
Arbeidsgiver og -sted
Kjøretøyets kjennemerke/land
Beskrivelse av kjøretøy (takstgruppe, vekt, lengde, modell, drivstofftype, utslippskasse, kjøretøyklassifisering, ladbar ja/nei)
Bilde/film (av kjøretøyets registreringsnummer)
Passeringstid og -sted
Parkeringstillatelse for forflytningshemmede (sensitiv personopplysning)
Årsaker til rabatt og fritak
Vurderinger og mottatt dokumentasjon i forbindelse med brukers kontakt med bompengeselskapet (fritekstfelt)
Bankkontonummer
Fakturaopplysninger (passeringsopplysninger, beløp, forfallsdato, adresseopplysninger, etc.)
Betalingsregler (avtalegiro, papirfaktura etc.)
Faktura- og betalingshistorikk
Årsakskode for å avslutte innkreving uten betaling
Registreringskode (koder fra bomstasjon ved bompassering)
Statuskode for kunde, kjøretøy og avtale

Behandling av personopplysningene

For å kunne kreve inn bompenger, behandler Vegfinans personopplysninger for de som passerer i selskapets bomstasjoner. Bompengeinnkrevingen er fullautomatisert, fra registrering i bomstasjon, til fakturering og registrering av innbetaling. Bare i unntakstilfeller skjer manuell behandling i forbindelse med bompengeinnkreving.

Behandling av personopplysninger ved passering av bomstasjon

Innkreving av bompenger ved Vegfinans’ bomanlegg skjer utelukkende ved hjelp av automatiske bomstasjoner, der trafikantene blir fakturert for passeringene etter passering.

Alle norske bompengeanlegg er tilknyttet en felles kjerneløsning (AutoPASS IP) hvor all passeringsinformasjon fra bomstasjonene lagres og som inneholder alle nødvendige opplysninger for å kunne identifisere og prise passeringene. Denne behandlingen gjøres av Statens vegvesen og er p.t. beskrevet på Statens Vegvesens nettside autopass.no under «Dine rettigheter og plikter». AutoPASS IP er levert av Cowi AS. Videre innkreving og fakturering av passeringene foretas i Vegfinans operatørløsning som er levert av TietoEVRY Norway AS.

Passering uten avtale – dvs. full pris (uten brikke)

Når et kjøretøy passerer gjennom bomstasjonene uten at det blir identifisert en gyldig brikke, blir det tatt bilde av kjøretøyets registreringsnummer. Det tas ikke bilder av personer i bilen. Bildene blir prosessert gjennom en ANPR-motor for automatisk identifisering av registreringsnummer. Leseraten varierer gjennom året og fra bomstasjon til bomstasjon, men i gjennomsnitt identifiseres ca. 98 % av passeringene automatisk. De resterende passeringene uten gyldig brikke krever manuell verifisering. Vegfinans AS har inngått avtale med Q-Free Norge AS om manuell identifisering av registreringsnummer. Q-free Norge AS benytter underleverandør som utfører identifiseringen innenfor EØS området.

For kunder uten avtale behandler vi opplysninger om kjøretøyets eier for å kunne sende faktura. Vi henter disse opplysningene fra Motorvognregisteret som eies av Statens vegvesen og innhenter adresse fra Folkeregisteret. For å kunne utføre en effektiv innkreving for kunder uten avtale, registrerer vi innbetalinger, betalingshistorikk, fakturahistorikk og opplysninger knyttet til kundeservice.

Der det foretas bompasseringer av utenlandske kjøretøy uten avtale, blir eier av kjøretøyet fakturert av ParkTrade Europe AB.

Bilder fra bompasseringene blir oppbevart elektronisk i bildedatabase, og blir slettet 60 dager etter at faktura for bompasseringen er oppgjort, eller faktura på annen måte anses oppgjort, avskrevet, eller lignende.

Behandling av personopplysninger på www.vegfinans.no

Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger, ved for eksempel å ta kontakt via kontaktskjema. Behandlingsgrunnlaget i disse tilfelle er samtykke fra den enkelte.

CoreTrek AS er Vegfinans’ databehandler, og er vår leverandør for utvikling, vedlikehold og drift av nettstedet. CoreTrek AS kjøper sine driftstjenester hos Host Nordic AS.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Vegfinans og CoreTrek AS som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Vegfinans og CoreTrek AS regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

Vegfinans samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på vegfinans.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx.

Personvern og informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, for eksempel når du besøker vår nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Følgende informasjonskapsler brukes på vegfinans.no:

Navn: ”Dynamicweb.VisitDate” Levetid: slettes automatisk 1 år etter siste besøk
”Dynamicweb.VisitDate” er en vedvarende cookie. Den inneholder opplysninger om datoen for ditt siste besøk på nettside og brukes i forbindelse med statistikk. Cookien har en levetid på 1 år, og den slettes 1 år etter ditt siste besøk på nettsiden.

Navn: ”Dynamicweb.VisitorID” Levetid: slettes automatisk 1 år etter siste besøk
”Dynamicweb.VisitorID” er en vedvarende cookie. Den inneholder et unikt ID som du har fått ved å besøke nettsiden. Den brukes i forbindelse med statistikk. Cookien har en levetid på 1 år, og den slettes 1 år etter ditt siste besøk på nettsiden.

Du kan lese mer om hvordan du kan akseptere eller avvise informasjonskapsler «cookies» på nettvett.no:

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

E-post og telefon

Vegfinans benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet i vår virksomhet.

Vegfinans benytter Trend Micro Hosted Email Security for automatisk skanning av all inngående e-post for å stoppe uønsket e-post og usikre vedlegg. Som e-postplattform benyttes Microsoft Office 365. Kundesenteret benytter sakshåndteringssystem fra SocialBoards AS. Henvendelser på e-post eller gjennom kontaktskjema på nettsiden til kundesenteret blir lagret og behandlet i løsningen til SocialBoards AS.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt og lengde på samtalen) logges i vår telefonsentral som er levert av Zisson AS. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Komplett logg slettes etter 90 dager. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, blir det skrevet et notat som journalføres etter samtalen. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Logging i Vegfinans’ fagsystemer

Vegfinans har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer, og IT-ansvarlig har fått delegert ansvaret for dette. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Hva er mine rettigheter?

Du har rett til å få vite hvilke opplysninger vi har lagret om deg og du har rett til å kreve uriktige opplysninger rettet eller supplert. Du har også rett til å be om å få personopplysningene utlevert eller slettet. Sletting av opplysninger forutsetter at personopplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet og at sletting ikke kommer i konflikt med annet lovverk, for eksempel oppbevaring av regnskapsinformasjon.

Hvordan sikres personopplysningene?

Tilgang til personopplysninger gis kun til personer med arbeidsoppgaver som krever dette. Alle systemer har adgangskontroll med personlig ID og passord. Alle endringer og handlinger er sporbare.

Hvordan arkiveres og slettes personopplysningene?

Passeringsopplysninger slettes etter faste kriterier avhengig av passeringens alder og betalingsstatus. Passeringene overføres til AutoPASS kjerneløsning og slettes etter gjeldende regler fastsatt av Statens vegvesen. Personopplysninger som er innhentet lagres så lenge de behandlingsansvarlige har behov for dem for å kreve inn bompenger og behandle klager, forvalte IKT-systemet og utarbeide aggregert statistikk for bompenger og for å oppfylle oppbevaringsplikt etter bokføringsloven.

Utleveres personopplysninger til tredjeparter?

I arbeidet med å kreve inn bompenger, oppfylle avtalevilkår, og å tilby nettsider og selvbetjeningsløsninger, benytter Vegfinans seg av underleverandører og samarbeidspartnere. Disse vil kunne behandle dine personopplysninger på vegne av Vegfinans. For å sikre at personopplysningene dine ikke benyttes til andre formål enn det som er beskrevet ovenfor, inngår Vegfinans databehandleravtaler med alle våre underleverandører og samarbeidspartnere.

Vegfinans benytter utenlandske leverandører for deler av arbeidet. Innkreving fra utenlandskregistrerte kjøretøy uten bombrikke foretas av ParkTrade Europe AB. ParkTrade Europe AB behandler personopplysninger i landet der kjøretøyet som kjørte i Norge er registrert. Vegfinans benytter norsk leverandør som benytter utenlandsk underleverandør med avdeling innenfor EØS-området for manuell identifisering av registreringsnummer hvis bildene fra bomstasjonen ikke kan tolkes automatisk.

I noen tilfeller er vi lovpålagt å utlevere personopplysningene dine, for eksempel til politi eller skattemyndigheter.

Personvernombud

Vegfinans har eget personvernombud. Hensikten med personvernombud er å styrke virksomhetens etterlevelse av regelverket for behandling av personopplysninger. Personvernombudet skal opptre uavhengig, være faglig kompetent og øke sikkerheten for at virksomheten følger reglene i praksis. Dette kommer både virksomheten selv og de som virksomheten behandler personopplysninger om til nytte.

Personvernombudets rolle og oppgaver følger av personvernforordningen (artiklene 37, 38 og 39). Sentrale gjøremål er å gi råd i egen organisasjon og å følge med på egen virksomhets etterlevelse av personvernregelverket. Personvernombudets arbeid skjer følgelig i stor grad internt i egen organisasjon, men ombudet har også en viktig funksjon som kontaktperson for de som virksomheten behandler personopplysninger om.

Du kan kontakte personvernombudet dersom du har spørsmål til hvordan Vegfinans behandler personopplysninger om deg. Personvernombudet har taushetsplikt.

Personvernombudet kan kontaktes på personvernombud@vegfinans.no.

Kontaktinformasjon

Henvendelser tilknyttet registrerte opplysninger om deg kan fås ved henvendelse til kundesenteret på:

www.vegfinans.no/Kontakt/Kontaktskjema

Telefon: +47 32 80 82 70

Postadresse: Ing. Rybergs gate 99, 3027 Drammen